14 May La custodia digital segura de los documentos de identificación
El 30 de abril 2015 fue el último día para que los clientes de las entidades bancarias presentaran su documentación digitalizada, a requerimiento de los bancos como sujetos obligados a cumplir la normativa antiblanqueo.
Ahora bien, una vez realizado este proceso, cabe preguntarse qué han tenido que hacer las entidades para adaptar sus herramientas a esta digitalización que no termina en el simple escaneo de un DNI o similar.
El Reglamento de la Ley 10/2010 de Prevención del Blanqueo de Capitales, regula las obligaciones de conservación de documentos de diligencia debida en los artículos 28 a 30.
De manera clara, el texto señala como los sujetos obligados tendrán que archivar los documentos fehacientes de identificación formal en soporte “óptico, magnético o electrónico”. Y, además, por un periodo de 10 años.
Solo en aquellos casos en que los sujetos obligados, con inclusión de los agentes, ocupen a menos de 10 personas y su volumen de negocio anual no supere los 2 millones de euros, podrán optar por mantener copias físicas de estos documentos.
Es evidente que con esta salvedad, el legislador ha pretendido evitar el importante coste que supone la digitalización, custodia y almacenamiento de documentación para cierto perfil de empresa.
Pero es que, incluso para grandes firmas, resulta más rentable externalizar este servicio en manos de empresas especializadas y evitar una gran inversión en hardware y personal cualificado.
Con esta alternativa no solo se reducen los costes económicos sino también los errores en el tratamiento y custodia de la documentación.
En el caso de la Plataforma IdConfirma, la herramienta tecnológica desarrollada por Soluciones Confirma como motor de gestión para la identificación formal, la custodia de los expedientes creados durante el plazo legal de diez años, se hace con la habilitación de un sistema automatizado de archivo que cuenta con las medidas de seguridad adecuadas para la conservación de la información.
Se trata de un mecanismo que impide la manipulación de los datos, garantizando, por tanto, su integridad. Además, posibilita una ágil recuperación y acceso, incluso, al histórico de esos datos.
Asimismo, como característica diferenciadora, la Plataforma, en un único expediente de identificación, integra y guarda información relativa a los intervinientes de una operación, la identificación de titulares reales y las copias digitalizadas de los documentos.
