En la aplicación práctica de listas de sanciones y contramedidas financieras, tras definirse los procesos de verificación siguiendo las recomendaciones del SEPBLAC, es momento para la gestión de alertas , o lo que es lo mismo, la definición de un sistema de análisis de estas alertas en el que se combine la rapidez con las máximas garantías, desde el momento que aparece una posible coincidencia entre la persona que se verifica y una incluida en listas.

De esta forma, el sistema deberá estar preparado para obtener una pronta toma de decisiones sobre las coincidencias detectadas, al tiempo que asegure al máximo el acierto en esas decisiones. En este contexto, es importante que el algoritmo de búsqueda esté bien definido.

La primera medida a adoptar por parte de los sujetos obligados para cumplir este objetivo general y prioritario, será hacer una descripción detallada de qué acciones se van a desarrollar ante una alerta de una posible coincidencia de nombres. Y es que, según señala el SEPBLAC, un sistema de gestión de alertas funciona mejor cuanto más detallados y exhaustivos son los procedimientos para el caso de que “salte”.

A continuación, y por si la entidad no puede gestionar la alerta con rapidez, es recomendable que si se produce una coincidencia real de nombres, se bloquee la operación y su ejecución de manera automática hasta que se llegue a la conclusión de que no existe tal caso real de coincidencia.

En cualquier caso, serán los órganos de prevención quienes tengan la última palabra sobre las alertas, en la medida que deberán tener conocimiento de todas las que se generen e intervendrán “necesariamente” en su resolución. Así, una alerta no estará resuelta sin su visto bueno, para lo que será preciso que las entidades les faciliten el acceso directo a la información externa o interna que necesiten.

También será necesario mantener un archivo único con todas las alertas que se han analizado en el tiempo. La información relevante a registrar contendrá los datos de la operación, persona potencialmente incluida en listas, fecha de generación de la alerta, fecha de resolución, motivos, documentación, etc.

Y para reducir la carga de trabajo asociada a la gestión de alertas, la buena práctica pasa por definir criterios con los que impedir que no se reiteren nuevas alertas sobre personas concretas respecto de las que ya se sabe con certeza que no son las personas incluidas en listas.

Para los casos de personas sobre las que no se puede afirmar con certeza que no están incluidas en listas, se aconseja establecer medidas de diligencia debida y seguimiento reforzados.

En consecuencia, el SEPBLAC recomienda que en el caso concreto de las entidades financieras, exista personal especializado en sanciones dentro de las unidades de prevención porque, como recuerda, “las listas son solo una parte de la actividad exigida por las normas en relación con sanciones y contramedidas financieras, existiendo otras limitaciones o prohibiciones, como las relativas a la exportación o importación de determinados productos o la prestación de ciertos tipos de servicios, que requieren del desarrollo de los adecuados controles por parte de la entidad”.